De GOV.FACTORY i-consultants zijn gespecialiseerd in de diverse werkgebieden/domeinen bij de gemeenten en zijn werkzaam binnen de taken: informatiemanagement, informatieveiligheid en informatiebeheer.
Bij IBCnetwork werken de consultants en interim managers volgens een drietal kerndisciplines die garant staan voor een succesvol resultaat:
- Expeditie voor Veranderen
- Veranderen vanuit Inhoud, Proces en Relatie
- SPOT raamwerk voor dienstverlening
Expeditie voor Veranderen
GOV.FACTORY gebruikt een eigen methode 'De Expeditie' genaamd voor organisatieverbetering. De doelstelling van de aanpak is om de volgende gewenste effecten te bereiken:
- Incrementeel Verbeteren;
- De transitie naar de nieuwe inrichting van de organisatie voor de informatievoorziening verloopt geruisloos;
- De organisatie verandert duurzaam (blijvend, bestendig);
- De inrichting van de organisatie is gereed voor de uitvoering
Position
Richting: binnen het veranderteam maken wij de stakeholder- en krachtenveld analyse. Dat vertalen wij naar het communicatie- en opleidingsplan. Deze analyse werkt ook voor het omgaan met weerstand en de tegengestelde belangen bij stakeholders. Een Quick-Scan bepaalt de Gap tussen huidige en gewenste plateau. Bepaal Koers, Visie en Speerpunten.
Discovery
Inrichten: het team de ontwerpt/selecteert Interne Controle in termen van de Services en KPI's, de Processen, de inbedding in de Organisatie (RACI), een de Tooling en benodigde opleidingen. We einidigen met de explicitiete commitment van de interne en exterene stakeholders om dit te gaan doen.
Klimmen
Verrichten: Veranderen door te Doen! Dit is de kern van de Lerend Veranderen. Vanaf de eerste dag het nieuwe gedrag vertonen en actief verbeteren. In meerdere korte klims van 4 tot 6 weken bereiken we de gestelde doelen.
Evolution
Reflectie: Als het plateauniveau is bereikt nemen we de tijd om:
- even een pas op de plaats te maken
- verder te gaan naar het volgende plateau
- een andere richting op te gaan
Veranderen vanuit Inhoud, Proces en Relatie
Het veranderen van de mensen individueel en de organisatie als geheel doen we door in te grijpen op drie niveaus. Zoals in de figuur te zien is, geeft het ook de drie niveaus weer waarop door IBCnetwork de organisatie van de dienstverlening wordt vormgegeven. Deze drie niveaus zijn:
Inhoud
Op het niveau van de Inhoud werken we aan het “wat’ van het veranderen. Het gaat om de kwaliteit van de geleverde dienst zoals de gebruiker die ervaart.
Proces
Op het niveau van het Proces werken we aan het “hoe” van het veranderen. De ingreep op de wijze waarop de inhoud tot stand komt.
Relatie
Op het niveau van de Relatie werken we aan het “waarom en voor wie” van het veranderen. Het gaat om de betrokkenheid bij het proces.
SPOT raamwerk voor dienstverlening
GOV.FACTORY vindt dat bewuster stilgestaan moet worden bij de rol die technische hulpmiddelen hebben bij dienstverlening in het algemeen, maar bij IT-dienstverlening in het bijzonder. In de praktijk wordt een nieuw tool gekocht. Daarna worden de medewerkers getraind in het tool. Het tool ondersteunt echter een andere inbedding van processen. De processen moeten hierop aangepast worden. Waarna blijkt dat de kwaliteit van de diensten eerder verslechterd is dan verbeterd. Ideaal wordt de cyclus ‘rechtsom’ doorlopen. Meestal begint de cyclus bij een nieuwe behoefte aan diensten vanuit de klanten. Soms is een innovatieve technologie het initiatief voor vernieuwing. Dit alles wordt weergegeven in het SPOT-raamwerk voor dienstverlening:
Services
Dit staat voor de diensten die de beheerorganisatie levert aan haar klanten. De beheerorganisatie moet weten wie haar klanten zijn en wat hun behoeften, eisen en wensen zijn.
Fulfillment staat voor de levering van de diensten volgens afspraak. Het beheer moet de prestatie-indicatoren van de productieprocessen aansluiten op de criteria van de (informatie)diensten.
Processen
Dit staat voor ‘hoe’ de diensten geleverd worden. De inrichting van de productieprocessen, de besturende en ondersteunende processen van het beheer.
Embedding staat voor ‘hoe’ de processen binnen de organisatie geïmplementeerd zijn.
Organisatie
Dit staat voor ‘met wie’ en in welk samenwerking de worden diensten geleverd en worden processen uitgevoerd. Samenwerking wordt gestructureerd. Rollen in werkprocedures worden belegd door middel van RACI matrices. Personeel wordt opgeleid voor nieuwe vaardigheden. De benodigde besturingscultuur wordt verankerd.
Faciliteren staat voor de wijze waarop het geheel van diensten, processen en organisatie ondersteund wordt met hulpmiddelen.
Technologie
Dit staat voor ‘waarmee’ de medewerkers in de organisatie de diensten leveren. Het is een strategische keuze welke tools en leveranciers gekozen worden.
Enabling staat voor innovatie in dienstverlening die mogelijk is met de nieuwste hulpmiddelen. Het maakt onderscheidende dienstverlening mogelijk.
